Gửi email là một trong những phương tiện giao tiếp hiệu quả nhất trong kinh doanh và cuộc sống hiện đại. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chúng ta có thể gửi email sai người hoặc nội dung, gây ra những hậu quả không mong muốn. Vì vậy, việc thu hồi email đã gửi đôi khi là cần thiết để sửa chữa hoặc hạn chế những sai sót này.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thu hồi email đã gửi và các yếu tố cần lưu ý để đạt hiệu quả tốt nhất.
Cách thu hồi email trên máy tính và điện thoại
Đối với máy tính
Thời gian tối đa bạn có thể nhớ thu hồi email trong Gmail là 30 giây.
Các tùy chọn để hoàn tác gửi là: 5 giây, 10 giây, 20 giây và 30 giây. Để có nhiều hơn 5 giây (như mặc định cài sẵn) chúng ta chỉnh như sau:
- Bước 1: Nhấn vào bánh răng “Cài đặt” trong website Gmail, chọn Xem tất cả cài đặt (See all settings).
- Bước 2: Cuộn đến phần Hoàn tác gửi (Undo send section) (có thể tìm nhanh bằng cách nhấn ctrl+F) trong tab Chung (General) trong Gmail.
- Bước 3: Đặt Thời gian hủy gửi (Send cancellation period) mong muốn của bạn (có thể chọn 5, 10, 20 hoặc 30 giây) và nhấn Lưu thay đổi.
|| ĐỌC THÊM: Cách khắc phục lỗi email bị gửi vào mục spam nhanh nhất
Đối với điện thoại
Lưu ý là người dùng thiết bị iOS 16 trở lên mới có thể thực hiện cài đặt này
- Bước 1: Mở ứng dụng Cài đặt (Settings)
- Bước 2: Vào Mail
- Bước 3: Vào Đang gửi (Sending), sau đó nhấn vào Hoàn tác trì hoãn gửi (Undo Send Delay)
- Bước 4: Chọn một trong các tùy chọn: Tắt, 10 giây, 20 giây, 30 giây.
Các phương pháp thu hồi email đã gửi
Phương pháp sử dụng tính năng “Undo Send” trên Gmail
- Đây là tính năng được cung cấp bởi Gmail cho phép người dùng hủy gửi email trong vòng vài giây sau khi nhấn nút “Send”.
- Để sử dụng tính năng này, bạn cần truy cập vào cài đặt của tài khoản Gmail và bật tính năng “Undo Send”.
- Sau khi gửi email, bạn sẽ thấy một cửa sổ xuất hiện cho phép bạn hủy gửi email hoặc chuyển đổi nó thành bản nháp.
Phương pháp sử dụng phần mềm hỗ trợ như “Outlook Recall”
- Outlook Recall là một tính năng trong Microsoft Outlook cho phép người dùng gửi yêu cầu thu hồi email đã gửi đến người nhận.
- Tính năng này chỉ hoạt động nếu cả người gửi và người nhận đều sử dụng Microsoft Outlook và đang sử dụng cùng một máy chủ email.
Phương pháp liên hệ với người nhận để yêu cầu hủy email
- Trong trường hợp không thể sử dụng các phương pháp trên, bạn có thể liên hệ trực tiếp với người nhận email để yêu cầu họ hủy email.
- Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hiệu quả nếu người nhận chưa đọc email hoặc chưa bắt đầu thực hiện bất kỳ hành động gì liên quan đến email đó.
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu các yếu tố cần lưu ý khi thu hồi email.
|| ĐỌC THÊM: Cách chặn tin nhắn rác qua Gmail đơn giản nhất
Các yếu tố cần lưu ý khi thu hồi email
Thời gian giới hạn để thu hồi email đã gửi
- Tính năng “Undo Send” trên Gmail chỉ cho phép người dùng hủy gửi email trong vòng 5-30 giây sau khi nhấn nút “Send”.
- Các phần mềm hỗ trợ như Outlook Recall cũng có thời gian giới hạn cho phép người dùng gửi yêu cầu thu hồi email.
- Do đó, bạn cần nhanh chóng nhận ra sai sót và thực hiện các bước thu hồi email ngay lập tức.
Các hạn chế của tính năng “Undo Send” trên Gmail
- Tính năng “Undo Send” chỉ hoạt động trên Gmail và không thể sử dụng trên các nền tảng email khác.
- Điều này cũng chỉ áp dụng khi bạn sử dụng giao diện web của Gmail và không áp dụng trên ứng dụng di động của Gmail.
- Hơn nữa, tính năng này chỉ hoạt động khi bạn bật nó trước khi gửi email.
Khả năng thu hồi email sẽ không thành công
- Trong một số trường hợp, phương pháp thu hồi email sẽ không hoạt động, đặc biệt là khi email đã được đọc hoặc các hành động khác đã được thực hiện liên quan đến email đó.
- Do đó, bạn cần chú ý và cân nhắc kỹ trước khi gửi email để tránh các sai sót không đáng có.
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu lợi ích của việc thu hồi email.
|| ĐỌC THÊM: Mẹo Sử Dụng Gmail Chuyên Nghiệp Cho Dân Văn Phòng
Lợi ích của việc thu hồi email
Tránh gây rắc rối và khó khăn
- Thu hồi email sẽ giúp bạn tránh được các rắc rối và khó khăn có thể xảy ra khi email không được gửi đúng người hoặc không đúng nội dung.
Bảo vệ danh tiếng và uy tín cá nhân
- Khi gửi email sai người hoặc nội dung không phù hợp, điều này có thể ảnh hưởng đến danh tiếng và uy tín của bạn.
- Thu hồi email sẽ giúp bạn khắc phục lỗi sai nhanh chóng và tránh được các tác động tiêu cực đến danh tiếng cá nhân.
Cải thiện quan hệ với người nhận
- Nếu email gửi sai người hoặc nội dung không phù hợp, điều này có thể gây ra sự bất hòa và xung đột với người nhận.
- Khi thu hồi email, bạn có thể cải thiện quan hệ với người nhận bằng cách gửi lại email đúng người và nội dung phù hợp.
Giảm thiểu rủi ro về thông tin và dữ liệu
- Nếu email gửi sai người, điều này có thể gây ra rủi ro về thông tin và dữ liệu, đặc biệt là khi email chứa các thông tin nhạy cảm.
- Thu hồi email sẽ giúp giảm thiểu rủi ro về thông tin và dữ liệu bằng cách đảm bảo rằng email không được gửi đến những người không đáng tin cậy hoặc không được ủng hộ.
Tóm lại, thu hồi email là một tính năng quan trọng để giúp người dùng sửa chữa các sai sót trong email và tránh các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến thông tin và dữ liệu. Tuy nhiên, cần lưu ý các giới hạn và yếu tố cần cân nhắc để đảm bảo tính hiệu quả của phương pháp thu hồi email.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về cách thu hồi email đã gửi, một tính năng hữu ích giúp người dùng sửa chữa các sai sót trong email và tránh các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến thông tin và dữ liệu. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần lưu ý rằng việc thu hồi email không phải là giải pháp tối ưu cho tất cả các tình huống.
Trước khi quyết định thu hồi email, người dùng cần cân nhắc các yếu tố như thời gian, tính khả thi và giới hạn của tính năng này. Tóm lại, thu hồi email là một công cụ hữu ích để giải quyết các sai sót trong email, tuy nhiên, việc sử dụng tính năng này cần được thực hiện một cách cẩn thận và có đánh giá tỉ mỉ trước khi thực hiện.
