Microsoft 365 Office là một dịch vụ đám mây đứng đầu trong mức độ ưu tiên mà các doanh nghiệp bắt buộc phải có. Vậy lý do lớn nhất để chuyển từ bộ Office sang Microsoft Office 365 là gì? Chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu ở bài viết sau này nhé!
- Cách Tăng Tốc Máy Chủ Chạy Chậm Windows 2012, 2016, 2019
- Hướng dẫn share file trong mạng LAN Windows 10
1. Các ứng dụng Microsoft 365 Office quen thuộc
Có lẽ rào cản lớn nhất mà chúng tôi gặp phải khi chuyển bất kỳ doanh nghiệp nào sang nền tảng đám mây là chính sự thay đổi . Phải thay đổi từ chương trình này sang chương trình khác, phải thay đổi quy trình làm việc, phải học các chương trình và tính năng mới; tất cả đều là một trở ngại lớn đối với lực lượng lao động chủ yếu hoạt động dựa trên thói quen và đào tạo. Rất khó để chuyển đổi sang một cách làm mới.
Vì vậy, lợi ích của Microsoft Office 365 là nó vẫn là Word, PowerPoint, Excel, Outlook, v.v. Đó là tất cả các chương trình Office giống nhau mà bạn đã sử dụng trong nhiều năm, chỉ dựa trên đám mây thay vì trên cơ sở hạ tầng cục bộ. Chắc chắn, có một vài khác biệt nhỏ (và nhiều lợi ích bạn nhận được) khi ở trên đám mây, nhưng phần lớn, nó sẽ rất quen thuộc. Thật dễ dàng để tiếp nhận và tìm hiểu một số thay đổi nhỏ và thích ứng với hệ thống mới. Nói cách khác, quá trình chuyển đổi đơn giản và dễ dàng đối với những người sử dụng hệ thống nhiều nhất.
2. Kho lưu trữ đám mây tích hợp giúp lưu trữ tệp dễ dàng hơn
Microsoft Office 365 đi kèm với OneDrive, câu trả lời của Microsoft cho Google Drive và các nền tảng lưu trữ đám mây khác. Được tích hợp vào hệ thống theo mặc định, tất cả mọi người – cá nhân đến tổ chức – những người sử dụng Microsoft 365 đều có quyền truy cập vào không gian lưu trữ phong phú để gọi của riêng họ.
Điều này có một số lợi ích, nhưng lợi ích lớn nhất trong số đó chỉ đơn giản là giảm bớt nhu cầu sắp xếp và lưu trữ các tệp cục bộ. Cho dù đó là chia sẻ mạng tổ chức hay ổ đĩa cá nhân của người dùng, việc lưu trữ tệp trên đám mây an toàn hơn, bảo mật hơn và dễ quản lý hơn. Thêm vào đó, nếu có vấn đề với ổ cứng, bạn sẽ không mất các tệp; chúng được lưu trữ an toàn trên đám mây.
3. Chi phí Tệp đính kèm Email bị giảm
Khi bạn đang sử dụng email để gửi tài liệu và tệp qua lại, không gian làm việc có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn. Ngoài khía cạnh cộng tác của việc mọi người tự thực hiện thay đổi và gửi lại các bản sửa đổi, bạn phải xem xét chi phí của không gian lưu trữ tệp, giới hạn kích thước hộp thư và thậm chí cả dung lượng tệp cục bộ cho những người tải xuống tệp đính kèm của họ để làm việc.
Các phiên bản Outlook dựa trên đám mây của Microsoft liên kết trực tiếp với OneDrive và điều này cho phép bạn thực hiện hai việc. Đầu tiên, bạn có thể gửi tệp trực tiếp đến tài khoản OneDrive khác mà không cần phải tải xuống và tải lên lại tệp cho mọi người liên quan. Tuy nhiên, quan trọng hơn, bạn có thể đính kèm một liên kết đến tệp được lưu trữ trên OneDrive ở trung tâm. Người dùng nhận được tệp có thể xem phiên bản trực tuyến và có thể làm việc trên đó hoặc tải xuống để làm việc trên máy cục bộ.
4. Chi phí cơ sở hạ tầng của công ty được giảm
Một trong những chi phí lớn nhất của CNTT là giấy phép phần cứng và phần mềm cần thiết để giữ cho tất cả các ứng dụng năng suất của bạn luôn hoạt động. Bạn cần có giấy phép phần mềm cho mỗi máy tính sẽ có một người dùng đang hoạt động chạy nó. Bạn cần phần cứng để chạy tất cả các chương trình mà người dùng sẽ cần. Bạn cần cơ sở hạ tầng máy chủ để lưu trữ bộ nhớ của riêng bạn, máy chủ Exchange và tất cả phần còn lại. Đó là một khoản chi phí khổng lồ để mua, bảo trì và nâng cấp.
Với Microsoft Office 365, bạn có quyền truy cập vào mọi thứ bạn cần với một khoản phí hàng tháng đơn giản, ít nhất là về phần mềm cơ bản. Đối với phần cứng, bạn chỉ cần máy khách mỏng. Nhiều doanh nghiệp hoạt động tốt với cơ sở hạ tầng hoàn toàn dựa trên đám mây, nhưng ngay cả khi bạn cần thêm, Microsoft 365 được thiết kế để hoạt động tốt với các phiên bản tại chỗ của Exchange và các ứng dụng khác.
5. Làm việc từ xa dễ dàng hơn nhiều
Sự dễ dàng mà nhân viên của bạn có thể truy cập vào tất cả các công cụ và hệ thống liên quan đến Microsoft Office 365 tạo điều kiện thuận lợi cho công việc tại nhà, làm việc từ xa và truy cập từ mọi nơi trên toàn cầu.
– Nhân viên làm việc tại nhà vì bệnh tật hoặc lo lắng về an toàn trong đại dịch?
– Nhân viên đang đi công tác đến thành phố khác?
– Nhân viên kiểm tra trong kỳ nghỉ của họ?
– Nhân viên làm việc ở vị trí hoàn toàn từ xa với cộng tác trực tuyến?
VPN có thể được yêu cầu, nhưng điều đó không khác gì so với việc sử dụng các phiên bản tại chỗ. Nhìn chung, kiến trúc đám mây chỉ đơn giản là cho phép lực lượng lao động của bạn linh hoạt hơn.
|| Xem thêm: Hướng dẫn kết nối VPN trong Windows 10
6. Microsoft thực hiện nghiêm túc việc bảo mật dữ liệu
Mật khẩu quản trị miền cục bộ của bạn an toàn đến mức nào? Mạng của bạn bảo mật như thế nào khi chống lại sự xâm nhập hoặc chống lại sự lây nhiễm từ một biến thể cryptolocker? Hệ thống của bạn có khả năng chống lại các mối đe dọa như thế nào?
Microsoft đã dành nhiều thời gian hơn, nhiều tiền hơn và nhiều giờ làm việc để bảo mật hệ thống của họ hơn bạn có thể đầu tư. Tất cả trừ các doanh nghiệp lớn nhất có trách nhiệm nâng cấp bảo mật khi chuyển sang Microsoft 365. Tất cả những gì còn lại là đảm bảo mọi người đều có mật khẩu mạnh, đã bật 2FA và được đào tạo để tránh các cuộc tấn công lừa đảo.
7. Bảo trì hệ thống không phải là vấn đề của bạn
Một trong những gánh nặng lớn nhất đối với bộ phận CNTT thông thường là phải cập nhật mọi thứ. Bất cứ khi nào có một phiên bản mới của một phần mềm nhất định hoặc một lỗ hổng mới đã được phát hiện hoặc một bản cập nhật bảo mật cần được áp dụng, bộ phận CNTT của bạn cần phải xử lý nó. Điều này thường liên quan đến một môi trường thử nghiệm, một hệ thống để kiểm tra sự không tương thích và lỗi cũng như thời gian triển khai có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Microsoft xử lý tất cả những điều này trên hệ thống của riêng họ. Vì bạn không kiểm soát máy chủ hoặc phần mềm, bạn có thể ngồi lại và tin tưởng Microsoft xử lý nội bộ. Bạn sẽ có các bản cập nhật bảo mật và gói tính năng mới được áp dụng trước khi bạn biết chúng tồn tại, thường xuyên.
8. Microsoft 365 Scales theo nhu cầu của bạn
Mục tiêu cốt lõi của hầu hết các doanh nghiệp là tăng trưởng . Bạn muốn trở nên lớn hơn, kiếm nhiều tiền hơn, đầu tư vào phát triển kinh doanh hơn nữa. Để đạt được điều đó, bạn cần những hệ thống phát triển cùng với bạn. Với cơ sở hạ tầng CNTT truyền thống, định kỳ bạn sẽ cần đầu tư vào phần cứng và phần mềm hơn nữa, mua thêm giấy phép, nhiều máy chủ hơn, nhiều máy tính hơn và thậm chí có khả năng là nhiều không gian văn phòng hơn. Sự tăng vọt đột ngột về chi phí và đầu tư này thậm chí có thể không khuyến khích tăng trưởng tại một số thời điểm nhất định, hoặc gây căng thẳng cho doanh nghiệp trong việc thích ứng với các nguồn lực khan hiếm.
Không có vấn đề nào trong số này là mối quan tâm với Microsoft Office 365. Nếu bạn cần thêm dung lượng lưu trữ, nhiều giấy phép hơn, nhiều quyền truy cập hơn, thì việc nâng cấp gói của bạn cũng đơn giản như vậy. Thông thường, bạn có thể chỉ cần gọi cho đường dây hỗ trợ của Microsoft hoặc đại diện tài khoản của mình, yêu cầu nâng cấp và nhận các điều chỉnh cho tài khoản của bạn trong vòng vài giờ. Không có đột biến, không có quy trình rút ra để xây dựng máy chủ mới, không có hợp đồng mới, chỉ cần một vài cài đặt được tinh chỉnh trên tài khoản của bạn và bạn đã sẵn sàng.
9. Giao tiếp dễ dàng hơn bao giờ hết
Ngoài việc cộng tác thông qua các tệp tập trung, bạn cũng có quyền truy cập vào nhiều kênh cộng tác và giao tiếp khác nhau thông qua Microsoft Office 365, bao gồm cả việc tích hợp rất nhiều hệ thống trò chuyện của bên thứ ba.
Bạn có sẵn mọi thứ từ các trang và kênh SharePoint đến Trò chuyện nhóm, Cuộc họp với Yammer cho bạn. Bất kể nhân viên của bạn muốn sử dụng kênh nào để cộng tác và giao tiếp, bạn đều có thể sử dụng kênh đó trong Microsoft Office 365.
Kết luận:
Trên đây là 9 lý do bạn nên chuyển sang dùng Office 365 của Microsoft sớm nhất để có những trải nghiệm tuyệt vời. Cảm ơn bạn đã xem hết bài viết này!
