Mail Merge là gì? Hướng dẫn gửi mail bằng Mail Merge.

Mail Merge là một tiện ích của Google Sheets, hay còn được hiểu là chức năng soạn thư điện tử trên nền ứng dụng của Microsoft Word. Mail Merge được tạo ra để giúp gửi thư một lúc nhiều người, cho phép tạo ra nhiều bản sao cùng một lúc đến gửi đến nhiều email khác nhau.

• Hướng dẫn đánh số từ trang bất kì trong Word
• “Bật mí” cách định dạng và in ấn trong Word

Mail Merge là gì?

Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

Mặc dù rất hữu ích nhưng dường như còn rất nhiều đọc giả của BMPro vẫn chưa biết đến tính năng này. Chính vì thế trong bài viết dưới đây, BMPro sẽ hướng dẫn bạn cách “Trộn thư” mail merge nhanh nhất, dễ thực hiện. Các bạn lưu lại dùng đến khi cần và chia sẻ cho nhiều người biết đến tiện ích này nhé.

Hướng dẫn gửi mail bằng Mail Merge

Bước 1: Mở file Word, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.

Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.

Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:

Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.

Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.
Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

Bước 7: Chọn Next: Write your letter.

Bước 8: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.

Bước 9: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

Sau khi chèn xong các bạn nhấn Cancel để đóng lại.

Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.

Bước 11: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Để xem từng hợp đồng nhấn chọn << , >> trong Redpident để xem.

Bước 12: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.

Bước 13: Các bạn có thể lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục chứa file.

Bước 14: Gửi email bằng cách chọn vào ô Finish & Merge trên thanh công cụ. Sau đó chọn mục Send E-mail Messeger…

Bước 15: Hộp thoại Merge to E-mail hiện ra, bạn điền tiêu đề Email (Subject line) và chọn số lượng đối tượng cần gửi mail. Cuối cùng nhấn OK để gửi mail.

Sang hộp thư Mail Outlook để kiểm tra quá trình gửi mail đã hoàn thành chưa. Lưu ý là bạn nên tắt kể nối Internet của máy tính trước khi gửi, sau khi nhấn gửi mail merge bạn sang Outlook kiểm tra lại lần cuối mail có bị lỗi gì không, nếu không thì bạn bật lại kết nối Internet để quá trình gửi mail được tiến hành.

Chúc các bạn thành công.

Copyright by BMPro

HoChiMinh City, 03/11/2020

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê IT chuyên nghiệp tại TP.HCM