Những mẹo dùng Excel sau đây giúp bạn làm việc nhanh hơn, mang lại hiệu quả cao hơn. Lưu lại để sử dụng và chia sẻ cho đồng nghiệp của bạn nữa nhé!
- Tạo mật khẩu bảo vệ tài liệu word/excel/powerpoint
- Các phím tắt trong excel cực kỳ hữu dụng cho dân văn phòng
Bạn là dân văn phòng lâu năm hay mới đi làm thì chắc hẳn không thể không biết dùng Excel. Bạn muốn cải thiện kỹ năng dùng Excel của mình để giúp công việc văn phòng nhanh và hiệu quả hơn. Lưu ngay 7 mẹo sau đây để nâng cao tay nghề Excel của bạn nhé!
1. Dùng mẫu có sẵn (template)
Một trong những cách tiết kiệm thời gian tốt nhất cho hầu hết mọi tác vụ là sử dụng các mẫu (template). Bạn có thể dùng template timeline dự án, lịch, hóa đơn, ngân sách và nhiều mẫu khác. Lợi dụng những công cụ định dạng sẵn, lại cực kỳ thuận tiện này chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
Việc thu thập các mẫu bảng tính cần thiết cũng dễ dàng như khi sử dụng chúng. Trang web của Microsoft cung cấp rất nhiều mẫu Excel khác nhau cho lịch, kế hoạch, công cụ theo dõi, bảng thời gian,… Vertex24 có nhiều lựa chọn mẫu thú vị cho lịch, ngân sách, danh sách việc cần làm và bảng cân đối. Một nguồn mẫu Excel khổng lồ cho hóa đơn, hàng tồn kho, form đăng nhập,… là Spreadsheet 123.
2. Cố định hàng và cột khi sử dụng Excel
Nếu có một bảng dài chứa hàng tấn dữ liệu, bạn có thể phải cuộn chuột xuống hoặc lên rất lâu để có thể tìm đến vùng mình cần, nhưng khi tìm được dữ liệu lại không biết nó là cái gì, do dòng tiêu đề không thể nhìn thấy. Điều này rất mất thời gian khi phải kéo lên kéo xuống liên tục chỉ để xem tiêu đề của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu đóng băng các hàng và cột thì những tiêu đề vẫn sẽ được giữ nguyên khi di chuyển chuột trong bảng tính.
Vào tab View > Freeze Panes trên dải Ribbon. Trong menu thả xuống của Freeze Panes, chọn Freeze Panes (đóng băng cả hàng trên cùng và cột đầu tiên), Freeze Top Row (đóng băng hàng trên cùng của bảng tính), Freeze First Column (đóng băng cột đầu tiên của bảng tính).
3. Sử dụng Fill Handle
Fill Handle là một dấu chấm đen xuất hiện ở góc dưới bên phải khi chọn một hoặc một nhóm các ô trong một cột. Biết cách sử dụng Fill Handle sẽ giúp bạn tiết kiệm được hàng tấn thời gian khi cần phải điền dữ liệu như số thứ tự, ngày, tháng, năm liên tục vào nhiều ô. Có vài cách để sử dụng Fill Handle.
Đầu tiên, có thể nhanh chóng tạo ra danh sách các số đếm bằng cách nhập 1 vào ô đầu tiên, 2 vào ô bên dưới nó, rồi chọn cả hai ô, Fill Handle xuất hiện, kéo xuống các ô bên dưới cho đến khi đạt đến số mong muốn. Không nhất thiết phải điền từ 1, bạn có thể làm từ bất cứ số nào như 15, 20, nhưng nó chỉ có thể tạo ra một dãy số tiến, liên tục. Nghĩa là nếu điền 15, bạn sẽ tạo đc danh sách từ 15, 16, 17, 18,…
4. Chuyển đổi giữa cột và hàng khi sử dụng Excel
Nếu bạn có một bảng tính sử dụng các đề mục trong cột hoặc hàng (hoặc cả 2) và nghĩ rằng khi đổi cột cho hàng thì bảng tính sẽ trực quan hơn thì hãy sử dụng mẹo này để thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Nó giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi không phải gõ lại các tiêu đề.
Dưới đây là các bước để di chuyển các ô từ hàng tiêu đề sang cột tiêu đề:
- Chọn các ô trong cột chứa tiêu đề.
- Nhấp chuột phải, chọn Copy hoặc nhấp vào nút Copy trên tab Home của dải Ribbon.
- Chọn ô trong hàng và cột bạn muốn các tiêu đề bắt đầu.
- Nhấp chuột phải và chọn Paste Special hoặc nhấp Paste > Paste Special trên tab Home của dải Ribbon.
- Tích vào hộp checkbox Transpose ở góc dưới bên phải.
- Nhấn OK và xem kết quả.
5. Truy cập máy tính khi sử dụng Excel
Bên cạnh việc hỗ trợ add-in máy tính từ bên ngoài, Excel cũng tích hợp sẵn tính năng máy tính, do đó nếu không muốn cài thêm add-in, bạn có thể tận dụng lợi thế của máy tính có sẵn này. Điều này sẽ tiện lợi trong trường hợp muốn tính toán nhanh chóng phép tính không được xây dựng trong bảng tính.
Khi sử dụng Excel cho phép thêm máy tính vào cả dải Ribbon và thanh công cụ Quick Access.
Để thêm máy tính vào 2 vị trí này, bắt đầu bằng cách chọn File > Options. Sau đó, chọn Customize Ribbon (thêm máy tính vào dải Ribbon) hoặc Quick Access Toolbar (thêm vào Quick Access), tùy thuộc vào vị trí bạn muốn.
Trong Choose commands from: > All Commands > Calculator và nhấn Add >> để thêm máy tính vào thanh công cụ Quick Access. Nếu thêm vào Ribbon thì cần tạo một nhóm tùy chỉnh rồi thêm máy tính vào đó.
Có thể quan tâm: Các hàm cơ bản thường dùng Excel
6. Liên kết các tab hoặc các cột
Nếu sử dụng Excel file của bạn có chứa nhiều bảng tính với dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng thì việc tạo ra một liên kết trực tiếp sẽ giúp truy cập nhanh hơn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu cần chia sẻ bảng tính với những người khác để họ có thể di chuyển đến dữ liệu được tham chiếu một cách nhanh chóng.
Thực hiện theo các bước đơn giản dưới đây để tạo liên kết:
- Chọn ô có chứa dữ liệu muốn liên kết.
- Nhấp chuột phải chọn Hyperlink hoặc đi đến tab Insert, chọn
- Trong cửa sổ pop-up hiện ra, chọn Place in this Document.
- Sau đó nhập văn bản để hiển thị trong ô đó, nhập một tham chiếu ô cụ thể nếu muốn và bảng tính trong file Excel với dữ liệu đang liên kết đến.
- Nhấn OK
7. Sử dụng phím tắt của Excel
Thường xuyên sử dụng các phím tắt khi sử dụng Excel chắc chắn là một giải pháp tiết kiệm thời gian hiệu quả.
Dưới đây là một số phím tắt có thể tăng tốc độ công việc một cách đáng kể:
- F4 hoặc Fn + F4 để lặp lại lệnh cuối cùng, bao gồm thay đổi định dạng như màu sắc hoặc phông chữ
- Alt + H, E, A để xóa các nội dung, định dạng và dữ liệu đính kèm khác trong ô được chọn
- Ctrl + W để đóng bảng tính và Ctrl + O để mở bảng mới
- Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm) để nhập vào thời gian hiện tại và Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy) để nhập vào ngày hiện tại
- Shift + F9 để tính toán các bảng tính đang hoạt động
- Shift + Tab để di chuyển đến ô trước hoặc tùy chọn
- Ctrl + Home để di chuyển đến đầu bảng tính
- Ctrl + Page Down để di chuyển đến bảng tiếp theo trong một file Excel và Ctrl + Page Up để di chuyển đến bảng tính trước đó
Kết luận
Trên đây chỉ là và mẹo dùng Excel cho bạn tham khảo và khi cần dùng đến. Nếu yêu thích cũng như thường xuyên sử dụng Excel, bạn có thể đóng góp những mẹo tiết kiệm thời gian mà mình đã tìm được và chia sẻ với mọi người ở phần bình luận bên dưới bài viết.
Chúc bạn thành công!
Tham gia Cộng Đồng Chia Sẻ Kiến Thức IT Support để chia sẻ những kiến thức, thủ thuật phần cứng, phần mềm cùng chuyên gia, kỹ thuật viên khác.
