Ký điện tử là một phương pháp được sử dụng rộng rãi để xác nhận tính toàn vẹn và nguồn gốc của các tài liệu số. Thay vì in và ký bằng tay truyền thống, ký điện tử cho phép bạn áp dụng chữ ký số vào tài liệu điện tử như file PDF mà không cần in và scan lại. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian và tài nguyên mà còn giúp tăng tính bảo mật và độ tin cậy của các tài liệu.
Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách ký điện tử tài liệu PDF một cách dễ dàng và tiện lợi. Chúng ta sẽ khám phá các phương pháp như sử dụng chữ ký số, phần mềm ký điện tử và dịch vụ ký điện tử trực tuyến để áp dụng chữ ký điện tử vào các tài liệu PDF mà không cần in và scan lại. Chúng ta cũng sẽ xem xét một số lưu ý quan trọng khi ký điện tử tài liệu PDF để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật của quá trình ký điện tử.
Tiếp tục đọc để khám phá cách áp dụng ký điện tử vào tài liệu PDF mà không cần in và scan lại, mang lại tiện lợi và hiệu quả cho công việc của bạn.
2 Cách ký điện tử tài liệu PDF trên Windows và Mac
Windows: Sử dụng Adobe Reader để ký tài liệu PDF một cách dễ dàng và vui vẻ!
Dù Adobe Reader không phải là trình xem PDF nhẹ nhất, nhưng nó lại có nhiều tính năng thú vị và hỗ trợ tuyệt vời cho việc ký tài liệu PDF. Một số trình đọc PDF khác cũng có tính năng này, nhưng thường yêu cầu bạn mua phiên bản trả phí để sử dụng chữ ký.
Để ký tài liệu bằng Adobe Reader, bạn chỉ cần mở tài liệu PDF trong ứng dụng Adobe Acrobat Reader DC. Tiếp theo, nhấp vào nút “Fill & Sign” ở phía bên phải.
Dễ dàng thêm chữ ký của bạn bằng cách nhấp vào nút “Ký tên” trên thanh công cụ và chọn “Thêm chữ ký”. Nếu bạn muốn thêm thông tin khác vào tài liệu, có các nút khác trên thanh công cụ để giúp bạn. Ví dụ, bạn có thể nhập văn bản hoặc thêm dấu kiểm để điền vào biểu mẫu bằng cách sử dụng các nút trên thanh công cụ Điền & Ký.
Bạn có ba cách để tạo chữ ký. Mặc định, Adobe Reader sử dụng “Type” để bạn nhập tên và chuyển đổi nó thành chữ ký. Tuy nhiên, chữ ký này sẽ không giống với chữ ký thực của bạn, nên có thể không lý tưởng.
Thay vào đó, bạn có thể chọn “Vẽ” và vẽ chữ ký của mình bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng. Hoặc bạn cũng có thể chọn “Hình ảnh” nếu muốn ký trên tờ giấy, sau đó scan nó và thêm chữ ký của bạn vào Adobe Reader. Đúng vậy, việc này đòi hỏi bạn phải scan, nhưng bạn chỉ cần làm một lần và sau đó có thể sử dụng chữ ký đó trên bất kỳ tài liệu nào bạn ký điện tử trong tương lai.
Sau khi tạo chữ ký, chỉ cần nhấp vào “Áp dụng” để áp dụng chữ ký vào tài liệu. Nếu bạn không muốn lưu chữ ký, bạn có thể nhanh chóng thêm chữ ký này trong tương lai.
Dễ dàng đặt chữ ký của bạn bằng cách nhấp chuột vào vị trí bạn muốn trên tài liệu. Nếu bạn lưu chữ ký của mình, bạn có thể truy cập chữ ký đó trong menu “Ký” trong tương lai.
Để lưu tài liệu PDF đã được ký của bạn, hãy nhấp vào Tệp > Lưu và chọn vị trí để lưu tệp.
Vậy là xong! Bạn đã thành công ký tài liệu PDF bằng Adobe Reader một cách vui vẻ và dễ dàng. Hãy thử ngay và trải nghiệm sự tiện lợi của việc ký điện tử. Chúc bạn có những trải nghiệm tuyệt vời cùng Adobe Reader!
|| ĐỌC THÊM: Các Lỗi Sử Dụng Chữ Ký Số (Token) Thường Gặp Khi Thực Hiện Kê Khai và Nộp Thuế Qua Mạng
Mac: Ký tài liệu một cách dễ dàng và thú vị với công cụ Preview (Xem trước) !
Người dùng Mac thật may mắn vì có ứng dụng Xem trước tích hợp sẵn trên macOS, cho phép ký tài liệu một cách tiện lợi. Với bàn di chuột tuyệt vời trên MacBook, bạn có thể vẽ chữ ký của mình trực tiếp trên bàn di chuột bằng ngón tay và nhập chữ ký vào Xem trước. Đặc biệt, MacBook mới có bàn di chuột “Force Touch” nhạy cảm với áp lực, giúp chữ ký chính xác hơn.
Bạn cũng có thể đơn giản ký lên một tờ giấy và “scan” chữ ký bằng webcam của bạn, nếu bạn muốn giữ nguyên cách ký truyền thống (hoặc nếu bạn sử dụng iMac mà không có bàn di chuột).
Để ký tài liệu, chỉ cần mở tệp PDF trong ứng dụng Xem trước (đây là ứng dụng mặc định mở tệp PDF trên Mac, trừ khi bạn đã thay đổi). Nhấp vào nút “Hiển thị Thanh công cụ Đánh dấu” có hình hộp công cụ, sau đó nhấp vào nút “Ký tên” trên thanh công cụ.
Bạn sẽ nhận được lời nhắc để tạo chữ ký bằng cách vuốt ngón tay trên bàn di chuột hoặc ký trực tiếp lên tờ giấy và scan chữ ký bằng webcam. Một lần chụp chữ ký và Xem trước sẽ ghi nhớ chữ ký đó cho việc sử dụng trong tương lai.
Sau khi chụp chữ ký, bạn có thể chọn chữ ký đó từ menu khi nhấp vào nút “Ký”.
Chữ ký của bạn sẽ được áp dụng dưới dạng hình ảnh có thể di chuyển và thay đổi kích thước để phù hợp với tài liệu. Thanh công cụ còn cho phép bạn nhập văn bản và vẽ trên tài liệu, để bạn có thể điền thông tin vào biểu mẫu nếu cần.
Khi hoàn tất, chỉ cần nhấp vào Tệp > Lưu để lưu tệp PDF và áp dụng chữ ký của bạn. Hoặc bạn cũng có thể nhấp vào Tệp > Nhân bản để tạo bản sao của tệp PDF và lưu các thay đổi trong một bản sao mới mà không làm ảnh gốc.
Nếu bạn không thích sử dụng Xem trước vì bất kỳ lý do gì, bạn cũng có thể sử dụng Adobe Reader DC trên Mac. Nó hoạt động tương tự như khi ký tài liệu trên Windows, vì vậy bạn có thể tham khảo hướng dẫn trong phần Windows để biết thêm thông tin.
Vậy là bạn đã biết cách ký tài liệu PDF một cách dễ dàng và vui vẻ trên Mac. Tận hưởng việc ký điện tử và trải nghiệm sự tiện lợi mà Xem trước mang lại. Chúc bạn có những trải nghiệm tuyệt vời!
|| ĐỌC THÊM: 3 Cách Tạo Chữ Ký Trong Word Đơn Giản Mà Ấn Tượng Nhất
Lưu ý khi ký điện tử tài liệu PDF
Kiểm tra quy định về ký điện tử trong quốc gia hoặc khu vực của bạn:
- Trước khi áp dụng ký điện tử, hãy kiểm tra các quy định và luật pháp liên quan đến ký điện tử trong quốc gia hoặc khu vực mà bạn đang hoạt động. Đảm bảo bạn tuân thủ đầy đủ các quy định và đáp ứng các yêu cầu pháp lý.
Bảo mật thông tin cá nhân và chữ ký:
- Khi tạo chữ ký số hoặc chia sẻ tài liệu đã ký điện tử, hãy đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân và chữ ký của bạn. Sử dụng mật khẩu mạnh và lưu trữ chứng chỉ số và khóa riêng tư một cách an toàn.
Lưu trữ và sao lưu tài liệu đã ký điện tử:
- Đảm bảo bạn lưu trữ và sao lưu tài liệu đã ký điện tử một cách an toàn. Sao lưu dữ liệu quan trọng để đảm bảo rằng bạn có thể truy cập và khôi phục lại tài liệu trong trường hợp cần thiết.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về cách ký điện tử tài liệu PDF mà không cần in và scan lại. Chúng ta đã xem xét các phương pháp sử dụng chữ ký số, phần mềm ký điện tử và dịch vụ ký điện tử trực tuyến. Bằng cách áp dụng chữ ký số, bạn có thể tạo ra và áp dụng chữ ký điện tử vào tài liệu PDF bằng cách đăng ký chứng chỉ số, tạo chữ ký số và sử dụng trình đọc PDF hỗ trợ chữ ký số. Sử dụng phần mềm ký điện tử, bạn có thể tải xuống một phần mềm ký điện tử phù hợp và áp dụng chữ ký vào tài liệu PDF trực tiếp trong giao diện phần mềm. Hoặc bạn có thể sử dụng dịch vụ ký điện tử trực tuyến, tải lên tài liệu PDF lên dịch vụ và áp dụng chữ ký trong giao diện dịch vụ đó.
Tuy nhiên, khi thực hiện quá trình ký điện tử, cần lưu ý một số điểm quan trọng. Đầu tiên, hãy kiểm tra quy định và luật pháp liên quan đến ký điện tử trong quốc gia hoặc khu vực của bạn để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Bảo mật thông tin cá nhân và chữ ký là một yếu tố quan trọng, hãy sử dụng mật khẩu mạnh và bảo vệ chứng chỉ số và khóa riêng tư. Đồng thời, hãy lưu trữ và sao lưu tài liệu đã ký điện tử một cách an toàn để đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập lại khi cần thiết.
Tóm lại, ký điện tử tài liệu PDF mà không cần in và scan lại mang lại nhiều lợi ích và tiện ích. Bằng cách áp dụng các phương pháp như sử dụng chữ ký số, phần mềm ký điện tử và dịch vụ ký điện tử trực tuyến, bạn có thể tiết kiệm thời gian, tài nguyên và tăng tính bảo mật của tài liệu. Hãy thực hiện quy trình ký điện tử một cách cẩn thận và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý để sử dụng ký điện tử một cách hiệu quả trong công việc và cuộc sống hàng ngày.
