Cách scan tài liệu làm sao cho nhanh chóng và hiệu quả là một vấn đề mà các nhân viên khối văn phòng đều quan tâm. Làm sao để scan nhanh chóng trên máy tính, điện thoại? Cùng BMPro tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
- Cách In 2 Mặt Văn Bản Word, Excel, PDF Với Mọi Trường Hợp
- Kết nối máy in qua mạng LAN trên Windows và Macbook đơn giản nhất
Scan tài liệu là gì?
Nếu việc photocopy là hình thức chuyển file mềm thành file cứng thì việc scan tài liệu ngược lại. Scan tài liệu là việc chuyển các dữ liệu từ hình thức giấy tờ, văn bản giấy sang hình thức các file, dữ liệu trên máy tính, điện thoại.
Lợi ích của việc scan tài liệu
- Lưu trữ được những tài liệu quan trọng trên thiết bị máy tính/laptop.
- Có thể bảo mật tài liệu tiện lợi hơn.
- Dễ dàng tìm kiếm được dữ liệu lưu trữ trên thiết bị nhanh chóng.
- Chia sẻ thuận tiện cho nhiều người cùng một lúc những tài liệu.
Tổng hợp cách scan tài liệu trên máy tính và điện thoại đơn giản nhất
1. Cách scan tài liệu đơn giản trên máy tính
Chuẩn bị
Trên máy tính phải đảm bảo đã được cài đặt phần mềm tên là “Scanner and Camera Wizard”.
Kết nối máy tính cùng với máy Scan tài liệu hay máy in đa năng thông qua dây cáp.
Cắm nguồn điện vào máy scan hay thiết bị có thể scan được.
Cách scan tài liệu
Bước 1: Trước tiên, kết nối máy scan cùng với máy tính. Tùy thuộc vào loại máy scan, bạn có thể lựa chọn kết nối bằng những thiết bị khác nhau.
Bước 2: Đặt tài liệu muốn quét > chuyển thành file PDF vào máy tính.
Bước 3: Góc phía cuối màn hình, nhấn vào “Start”.
Bước 4: Trong mục “Start” > tìm kiếm dòng chữ “Fax and Scan” > nhấn chọn.
Bước 5: Ở góc dưới cửa sổ > nhấn nút “New Scan” > xuất hiện cửa sổ mới.
Bước 6: Chọn máy để scan > tiến hành kiểm tra.
(Nếu bạn có nhiều máy scan, bạn cần chọn đúng máy scan ở mục “Scanner”. Còn nếu máy của bạn kết nối với máy in không đúng máy bạn muốn thì hãy nhấn vào mục “Change” để chọn đúng máy.)
Bước 7: Chọn tài liệu bằng cách nhấn vào profile cá nhân > chọn theo ý của mình.
Bước 8: Chọn phần “Source” nếu chọn kiểu máy.
- Chọn “Feeder” là khay nạp muốn tài liệu đưa vào máy trượt. Cách này được dùng phổ biến để chuyển thành file PDF.
- Chọn “Flatbed” là nếu máy scan có nắp, hình phẳng, cần lật nắp để có thể đặt tài liệu
Bước 9: Nhấn nút “Scan” để đưa tài liệu vào máy tính, có thể thay đổi màu ở bước này.
Bước 10: Nhấn vào “Print” > tùy chọn được thả xuống > nhấn vào “Printer” > chọn “Microsoft Print to PDF”.
Bước 11: Chọn “Print” > chọn nơi lưu trữ tài liệu.
Bước 12: Nhập tên đã scan > nhấn “Save”.
2. Cách scan tài liệu trên điện thoại Iphone nhanh chóng
- Mở ứng dụng Notes có sẵn trên iPhone/iPad.
- Bắt đầu 1 ghi chú > nhấn biểu tượng camera trên bàn phím.
- Nhấn nút Scan Documents > bắt đầu quét tài liệu.
- Camera mở > đưa tài liệu vào khung > kích hoạt tự động chụp > chụp tài liệu bằng nút chụp hay nhấn nút âm lượng.
- Điều chỉnh các góc sau khi chụp > nhấn vào Keep Scan.
- Mở công cụ chỉnh sửa > có thể quét nhiều trang.
- Ở góc bên phải > nhấn vào Save.
- Khi hoàn tất tài liệu được nhúng vào ghi chú > Có thể đổi tên tiêu đề.
- Có thể chia sẻ tài liệu > ở góc trên bên phải nhấn vào nút Share.
3. Cách scan tài liệu trên điện thoại Android
- Bước 1: Mở ứng dụng > ở góc dưới bên phải màn hình chọn dấu “+”.
- Bước 2: Nhấn chọn quét (scan)
- Bước 3: Căn chỉnh tài liệu.
- Bước 4: Hệ thống tự động scan tài liệu bằng chữ > chỉ cần chọn Save. Kết quả sẽ bằng file PDF.
Các ứng dụng scan tài liệu trên Android
Phần mềm Adobe Scan
- Được sử dụng miễn phí.
- Tự động nhận diện với độ chính xác cao
- Tích hợp công nghệ OCR để có thể chỉnh sửa file PDF.
Phần mềm Office Lens
- Ứng dụng uy tín Microsoft
- Hỗ trợ quét bảng trắng và quét danh thiếp
- Cho phép lưu dưới nhiều file như Word, OneNote,…không chỉ file PDF.
Phần mềm Clear Scan
- Có thể quét mọi tài liệu từ ảnh, sách, giấy, tạp chí, hóa đơn,…
- Có nhiều tính năng đặc biệt: tách chữ trong ảnh thành văn bản, xuất file định dạng PDF.
- Tự động xóa các chi tiết thừa và tự nhận diện chữ.
- Chỉnh sửa sau khi quét và giúp ảnh rõ ràng hơn.
- Chia sẻ dễ dàng qua mail, Facebook, Zalo, nền tảng trực tuyến,…
- Hỗ trợ in qua mạng Cloud Print.
Kết luận
Bài viết trên đây BMPro đã hướng dẫn bạn cách scan tài liệu trên máy tính và điện thoại đơn giản nhất, giúp bạn có thể lưu trữ tài liệu, văn bản thành những file nhanh chóng nhất. Từ đó bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu cho người khác nhanh chóng và dễ dàng hơn.
