Dịch vụ IT Outsourcing: Giải pháp hiệu quả cho Quản lý Công nghệ thông tin

Dịch vụ IT Outsourcing chuyên nghiệp đang phát triển mạnh mẽ trên toàn cầu. Nhiều doanh nghiệp đã quan tâm đến loại hình dịch vụ này và không ít những công ty nhờ mô hình kinh doanh IT Outsourcing mà trở nên thành công. Vậy, IT Outsourcing mang lại lợi ích gì đến cho Doanh nghiệp sử dụng? BMPro chia sẻ với các bạn qua bài viết dưới đây!

Thực trạng Dịch vụ Outsourcing

Theo một nghiên cứu mới đây, chi phí hàng năm cho IT outsourcing trên toàn thế giới là 1 tỷ đôla. Đó là những công ty ăn nên làm ra trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ: công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh, văn phòng, dịch vụ bảo vệ, dịch vụ quản trị hệ thống mạng, văn phòng,… Outsourcing đã làm sinh ra nhiều nghề mới mà doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng ở hiện tại và tương lai.

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đang được sử dụng hình thức Outsourcing. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ IT Outsourcing như: quản trị mạng, lắp đặt hoặc bảo trì máy tính, thiết bị mạng văn phòng, nhà ở, khắc phục sự cố mạng cũng đang phát triển và được nhiều doanh nghiệp khác sử dụng.

Tại sao Doanh nghiệp lại cần Dịch vụ IT Outsourcing?

Tiết kiệm chi phí

Giảm đầu tư ban đầu: Thay vì phải đầu tư lớn vào hạ tầng công nghệ và phần mềm, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách thuê dịch vụ IT từ nhà cung cấp bên ngoài.
Giảm chi phí duy trì hệ thống: Các nhà cung cấp IT Outsourcing chịu trách nhiệm bảo trì và nâng cấp hệ thống, giúp giảm bớt công việc và chi phí liên quan đến việc duy trì cơ sở hạ tầng công nghệ trong doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian

Tuỳ vào lĩnh vực kinh doanh mà nhu cầu về IT của từng công ty lại rất khác nhau. Chính vì điều này mà đầu tư một đội ngũ IT Outsource hoàn toàn thích hợp theo từng nhu cầu riêng.

Đối với doanh nghiệp nhỏ: IT Outsource thay thế nhân viên IT hoàn toàn.
Đối với doanh nghiệp vừa và lớn: có thể phối hợp giữa IT Outsource & nhân viên IT.

Cho dù là thay thế hoàn toàn hay phối hợp giữa IT Outsource & IT cơ hữu, mục đích cuối cùng là tối ưu được thời gian, tránh quá tải cho bộ phận IT và qua đó phản ứng nhanh và kịp thời trước rủi ro, hiểm họa, biến cố IT.

Ngoài ra, bài toán đào tạo nhân sự và thời gian hòa nhập văn hoá công ty cũng mất rất nhiều thời gian chuẩn bị trước khi cả đội ngũ có thể đi vào bộ máy vận hành cũng là một yếu tố đang xem xét về bài toán tối ưu thời gian.

Hoàn toàn chuyên nghiệp

Chất lượng dịch vụ của công ty IT outsource được đánh giá bằng sự hài lòng của khách hàng và được cam kết qua hợp đồng. Do đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm với rủi ro chất lượng dịch vụ gần-như-bằng-không.

Một vấn đề nữa mà doanh nghiệp sẽ đồng ý với chúng tôi đó là về chất lượng nhân lực, thật không dễ dàng để tuyển dụng một IT (cho dù là kỹ thuật viên hay kỹ sư) giỏi, và càng khó hơn để giữ chân một nhân viên IT giỏi này vì đôi khi đó không phải là về lương thưởng, mà nó nằm ở môi trường. Với việc chọn một công ty IT outsource, bạn hoàn toàn xóa bỏ nỗi lo về biến động nhân sự cũng như chất lượng nhân sự.

Rủi ro và thách thức của IT Outsourcing

Mất kiểm soát và quản lý

Quản lý hợp đồng và mức độ liên kết: Việc thiếu sự quản lý cẩn thận và mức độ liên kết không phù hợp trong hợp đồng IT Outsourcing có thể dẫn đến hiểu lầm, mâu thuẫn và mất kiểm soát về chất lượng dịch vụ.
Kiểm soát chất lượng dịch vụ: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhà cung cấp IT Outsourcing đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, tuân thủ thời gian, và cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu.

Bảo mật thông tin và rủi ro an ninh

Bảo mật dữ liệu và thông tin quan trọng: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhà cung cấp IT Outsourcing có các biện pháp bảo mật thích hợp để bảo vệ dữ liệu và thông tin nhạy cảm của khách hàng.
Rủi ro an ninh và vi phạm quyền riêng tư: Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp IT Outsourcing có thể đưa ra rủi ro liên quan đến an ninh thông tin và vi phạm quyền riêng tư, do đó, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp kiểm soát và giám sát để giảm thiểu các vấn đề này.

Các doanh nghiệp cần chú ý đến các rủi ro và thách thức này và thực hiện các biện pháp phù hợp để quản lý chúng. Bên cạnh đó, việc chọn một nhà cung cấp IT Outsourcing đáng tin cậy và có kinh nghiệm cũng là yếu tố quan trọng để giảm thiểu các rủi ro và thách thức liên quan đến IT Outsourcing.

Các yếu tố cần xem xét khi chọn một nhà cung cấp dịch vụ IT Outsourcing?

Khi chọn một nhà cung cấp dịch vụ IT Outsourcing, có nhiều yếu tố quan trọng mà bạn cần xem xét để đảm bảo rằng bạn đang hợp tác với một đối tác đáng tin cậy và phù hợp cho nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng mà bạn nên xem xét:

Kinh nghiệm và Lịch sử: Xem xét về kinh nghiệm và thâm niên của nhà cung cấp trong lĩnh vực IT Outsourcing. Các dự án đã thực hiện trong quá khứ có thành công hay không?
Chất lượng Dịch vụ: Đánh giá khả năng cung cấp các dịch vụ IT Outsourcing chất lượng cao. Điều này bao gồm khả năng giải quyết sự cố, hỗ trợ kỹ thuật, và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.
Kiến thức và Chuyên môn: Đảm bảo rằng nhà cung cấp có kiến thức sâu rộng trong các lĩnh vực kỹ thuật mà bạn cần hỗ trợ. Các chứng chỉ và chứng nhận cũng có thể là một chỉ số về kiến thức chuyên môn của họ.
Quy mô và Khả năng tài chính: Đánh giá khả năng tài chính của nhà cung cấp để đảm bảo rằng họ có khả năng duy trì và phát triển dịch vụ một cách bền vững.
An ninh thông tin: Bảo mật thông tin là một vấn đề quan trọng. Đảm bảo rằng nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh và có khả năng bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn.
Khả năng đáp ứng: Đánh giá khả năng của nhà cung cấp để đáp ứng các yêu cầu và thay đổi nhanh chóng khi cần.
Đội ngũ và Kỹ năng nhân viên: Xem xét về đội ngũ của nhà cung cấp, bao gồm số lượng và kỹ năng của nhân viên. Điều này ảnh hưởng đến khả năng hỗ trợ và triển khai dịch vụ.
Tương thích văn hóa: Đảm bảo rằng giữa doanh nghiệp bạn và nhà cung cấp có sự tương thích về văn hóa làm việc. Điều này giúp đảm bảo môi trường làm việc hợp tác.
Thỏa thuận hợp đồng: Đảm bảo rằng tất cả các điều khoản trong hợp đồng được hiểu rõ và công bằng cho cả hai bên.
Thư viện khách hàng và Đánh giá từ khách hàng: Tìm hiểu về các dự án trước đó của nhà cung cấp và nhận xét từ khách hàng hiện tại và cũ.
Giá cả và Giá trị: So sánh giá cả của nhà cung cấp với giá trị thực sự mà họ có thể cung cấp cho doanh nghiệp của bạn.
Khả năng mở rộng: Đánh giá khả năng của nhà cung cấp để mở rộng và thích nghi với nhu cầu tương lai của doanh nghiệp bạn.

Tổng cộng, việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ IT Outsourcing là một quá trình quan trọng đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng bạn đang hợp tác với một đối tác phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của bạn.

Phân biệt giữa IT Outsourcing và Managed Services là gì?

IT Outsourcing và Managed Services là hai khái niệm có liên quan đến việc giao phó quản lý và vận hành các khía cạnh của hệ thống và dịch vụ công nghệ thông tin của một doanh nghiệp cho một bên thứ ba. Tuy nhiên, chúng có một số điểm khác nhau quan trọng:

IT Outsourcing (Outsourcing công nghệ thông tin):

IT Outsourcing là việc giao phó một phần hoặc toàn bộ quản lý, vận hành, và hỗ trợ các hoạt động công nghệ thông tin của doanh nghiệp cho một nhà cung cấp bên ngoài.
Các dự án IT Outsourcing thường liên quan đến việc chuyển giao hoạt động như phát triển phần mềm, quản lý hạ tầng mạng, quản lý máy chủ, và quản lý hệ thống.
IT Outsourcing có thể là một dự án cố định hoặc dự án dài hạn.

Managed Services (Dịch vụ quản lý):

Managed Services là một hình thức cụ thể của IT Outsourcing, tập trung vào việc quản lý và vận hành liên tục các khía cạnh cụ thể của hệ thống công nghệ thông tin.
Trong Managed Services, nhà cung cấp thường áp dụng mô hình dựa trên các dịch vụ đã định sẵn và đề xuất gói dịch vụ cụ thể cho doanh nghiệp, bao gồm quản lý máy chủ, quản lý mạng, bảo mật, hỗ trợ người dùng, và nhiều khía cạnh khác.
Managed Services thường được cung cấp dưới dạng dịch vụ liên tục và định kỳ, trong đó nhà cung cấp chịu trách nhiệm quản lý và duy trì hệ thống IT của doanh nghiệp.

Tóm lại, IT Outsourcing là một thuật ngữ rộng hơn, bao gồm việc giao phó quản lý hoặc vận hành công nghệ thông tin cho bên thứ ba. Managed Services là một hình thức cụ thể của IT Outsourcing, tập trung vào việc cung cấp dịch vụ quản lý liên tục và định kỳ cho các khía cạnh cụ thể của hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp.

Làm thế nào để đảm bảo an ninh thông tin trong quá trình sử dụng dịch vụ IT Outsourcing?

Bảo vệ an ninh thông tin trong quá trình sử dụng dịch vụ IT Outsourcing là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng dữ liệu và hệ thống của doanh nghiệp bạn được bảo vệ khỏi các nguy cơ và tác nhân đe dọa. Dưới đây là một số biện pháp mà bạn có thể thực hiện để đảm bảo an ninh thông tin trong việc sử dụng dịch vụ IT Outsourcing:

Lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy:

Xác định nhà cung cấp có danh tiếng tốt và có kinh nghiệm trong việc bảo vệ an ninh thông tin. Điều này có thể được kiểm tra thông qua việc xem xét về lịch sử của họ trong việc quản lý và bảo mật dữ liệu.

Thỏa thuận hợp đồng rõ ràng về an ninh thông tin:

Đảm bảo rằng các điều khoản về an ninh thông tin được thể hiện một cách rõ ràng trong hợp đồng với nhà cung cấp. Điều này bao gồm các yêu cầu về bảo mật dữ liệu, quản lý quyền truy cập, kiểm tra an ninh, và báo cáo về sự cố.

Xác thực và Ủy quyền:

Xác định các phương pháp xác thực mạnh mẽ và quản lý ủy quyền cẩn thận để đảm bảo rằng chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu quan trọng.

Mã hóa dữ liệu:

Yêu cầu rằng dữ liệu quan trọng phải được mã hóa khi truyền và lưu trữ. Mã hóa sẽ giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa như tin tặc và đánh cắp thông tin.

Kiểm tra và Giám sát liên tục:

Thực hiện việc kiểm tra an ninh thông tin thường xuyên và theo dõi các hoạt động để phát hiện sớm các hành vi bất thường hoặc tấn công.

Quản lý rủi ro:

Định danh và đánh giá các rủi ro an ninh thông tin liên quan đến việc sử dụng dịch vụ IT Outsourcing và thực hiện biện pháp phù hợp để giảm thiểu rủi ro này.

Đào tạo nhân viên:

Đảm bảo rằng nhân viên của bạn và nhà cung cấp đều được đào tạo về các biện pháp an ninh thông tin và thực hành an toàn khi làm việc với hệ thống và dữ liệu.

Bảo vệ vật lý:

Đảm bảo rằng các trang thiết bị và cơ sở vật chất liên quan đến dịch vụ IT Outsourcing cũng được bảo vệ an ninh để ngăn chặn truy cập trái phép.

Phân chia trách nhiệm:

Rõ ràng về trách nhiệm của mỗi bên trong việc đảm bảo an ninh thông tin. Bạn và nhà cung cấp cần hiểu rõ về vai trò và nhiệm vụ của mình.

Tuân thủ tiêu chuẩn và quy định:

Tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh thông tin và quy định liên quan đến ngành của bạn, bao gồm GDPR, HIPAA, ISO 27001, và nhiều tiêu chuẩn khác.

Tổng cộng, việc đảm bảo an ninh thông tin trong quá trình sử dụng dịch vụ IT Outsourcing yêu cầu sự cẩn trọng và quản lý liên tục từ cả hai bên, doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ.

Trong trường hợp doanh nghiệp quyết định chấm dứt hợp đồng IT Outsourcing, làm thế nào để chuyển giao dịch vụ một cách trơn tru?

Chuyển giao dịch vụ IT Outsourcing một cách trơn tru và hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn và dữ liệu không bị mất mát. Dưới đây là một số bước quan trọng mà bạn nên thực hiện để thực hiện quá trình chuyển giao dịch vụ IT Outsourcing một cách thành công:

Lập kế hoạch trước:

Bắt đầu bằng việc xác định các yếu tố chính của quá trình chuyển giao, bao gồm thời gian, nguồn lực, và người tham gia. Lên lịch và xác định các bước cụ thể.

Xác định dịch vụ cần chuyển giao:

Định rõ các dịch vụ cụ thể mà bạn đang chuyển giao và tạo ra một danh sách chi tiết về các khía cạnh của dịch vụ đó.

Lập danh sách nguồn tài nguyên:

Xác định nguồn tài nguyên (nhân sự, phần mềm, phần cứng, dữ liệu, v.v.) liên quan đến dịch vụ và đảm bảo rằng bạn biết chính xác những gì đang được sử dụng.

Chọn đội ngũ chuyển giao:

Chọn một nhóm người đại diện cho doanh nghiệp bạn và cả nhà cung cấp để thực hiện quá trình chuyển giao. Nhóm này sẽ giám sát quá trình và giải quyết các vấn đề xuất hiện.

Liên hệ với nhà cung cấp:

Thông báo cho nhà cung cấp về quyết định chấm dứt hợp đồng và bắt đầu sắp xếp các cuộc họp để thảo luận về kế hoạch chuyển giao cụ thể.

Xác định tiến độ và kế hoạch chuyển giao:

Thỏa thuận với nhà cung cấp về kế hoạch chuyển giao, bao gồm thời gian, nguồn lực, và các bước cụ thể. Điều này bao gồm cả việc xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc chuyển giao.

Kiểm tra và kiểm tra:

Đảm bảo rằng các hệ thống, dịch vụ và quy trình đã được chuyển giao được kiểm tra và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi áp dụng chính thức.

Đào tạo nhân viên:

Đảm bảo rằng nhân viên của doanh nghiệp có đủ kiến thức và kỹ năng để quản lý và sử dụng các dịch vụ mới một cách hiệu quả.

Thực hiện chuyển giao:

Thực hiện các bước chuyển giao theo kế hoạch đã được thảo luận và theo dõi tiến độ để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra đúng theo kế hoạch.

Kiểm tra và đánh giá sau chuyển giao:

Sau khi chuyển giao hoàn thành, thực hiện các kiểm tra và đánh giá để đảm bảo rằng các dịch vụ đang hoạt động bình thường và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.

Giải quyết vấn đề:

Trong quá trình chuyển giao, có thể xuất hiện các vấn đề không mong muốn. Đảm bảo rằng có kế hoạch để xử lý các vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Liên hệ với người dùng cuối:

Thông báo cho người dùng cuối về quá trình chuyển giao và cung cấp hỗ trợ khi họ gặp khó khăn trong việc sử dụng các dịch vụ mới.

Bằng cách thực hiện các bước trên một cách cẩn thận và có kế hoạch, bạn có thể đảm bảo rằng quá trình chuyển giao dịch vụ IT Outsourcing của doanh nghiệp diễn ra một cách trơn tru và thành công.

Tương lai của IT Outsourcing có thể như thế nào trong bối cảnh của sự phát triển công nghệ?

Tương lai của IT Outsourcing (ITO) được ảnh hưởng mạnh bởi sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và các xu hướng mới trong ngành công nghệ thông tin. Dưới đây là một số khả năng về tương lai của IT Outsourcing trong bối cảnh này:

Tập trung vào Công nghệ mới: IT Outsourcing có thể tập trung vào việc cung cấp dịch vụ liên quan đến các công nghệ mới nổi lên như Trí tuệ nhân tạo (AI), Học máy, Blockchain và Internet of Things (IoT). Các doanh nghiệp có thể thuê nhà cung cấp chuyên nghiệp trong các lĩnh vực này để giúp họ triển khai và quản lý các dự án công nghệ mới.

Automate và Tự động hóa: Sự phát triển của RPA (Robotic Process Automation) và tự động hóa quy trình làm việc có thể dẫn đến việc Outsourcing các dịch vụ liên quan đến việc xây dựng và triển khai các giải pháp tự động.

Nhận dạng và Bảo mật An toàn: Với tình hình ngày càng phức tạp của an ninh mạng, IT Outsourcing có thể tập trung vào việc cung cấp dịch vụ nhận dạng và bảo mật an toàn để đảm bảo rằng dữ liệu của khách hàng được bảo vệ tốt nhất.

Cải tiến dịch vụ khách hàng: IT Outsourcing có thể giúp doanh nghiệp tập trung vào cải tiến trải nghiệm khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng thông qua các kênh số hóa như chatbot, hệ thống tự động phản hồi, và dịch vụ tư vấn từ xa.

Tự động hoá quản lý hạ tầng: Công nghệ tự động hoá quản lý hạ tầng (Infrastructure as Code) có thể giúp các tổ chức tối ưu hóa việc quản lý hệ thống và giảm thiểu lỗi do con người gây ra. IT Outsourcing có thể cung cấp dịch vụ liên quan đến triển khai và quản lý môi trường hạ tầng tự động hoá.

Các yêu cầu chất lượng cao hơn: Doanh nghiệp đang yêu cầu chất lượng và hiệu suất cao hơn từ nhà cung cấp dịch vụ IT Outsourcing. Các dịch vụ như dịch vụ quản lý dựa trên SLA (Service Level Agreement) sẽ trở nên quan trọng hơn.

Nhân lực đa quốc gia: Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung cấp ITO ở các quốc gia khác nhau để tận dụng tài nguyên nhân lực và chi phí cạnh tranh.

Tổng cộng, tương lai của IT Outsourcing sẽ liên quan chặt chẽ đến sự phát triển của công nghệ và các xu hướng mới trong ngành. Các nhà cung cấp dịch vụ IT Outsourcing cần linh hoạt và tiếp tục cập nhật với các thay đổi để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai.

Kết luận

Lợi ích mà IT Outsourcing chuyên nghiệp mang lại cho các doanh nghiệp là không nhỏ. Tuy nhiên, trước khi sử dụng dịch vụ này, các doanh nghiệp cũng nên cân nhắc chọn lựa đối tác hợp tác một cách kỹ càng. Một đơn vị chuyên nghiệp, uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí trong khi vẫn đảm bảo chất lượng công việc trong dài hạn.

Team – Công ty chuyên cung cấp IT services for businesses, mang lại cho bạn giải pháp và khắc phục các vấn đề về công nghệ kỹ thuật với chi phí tiết kiệm nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay để có được dịch vụ tối ưu cho doanh nghiệp bạn!

THÔNG TIN LIÊN HỆ